Wie du mithilfe von Erklärvideos dein Onboarding gestalten kannst
Wer eine neue Arbeitsstelle beginnt, ist in der Regel mit vielen neuen Dingen konfrontiert. Die Freude über den neuen Job kann dabei schnell in Stress übergehen. Vor allem wenn das Onboarding-Programm zu umfangreich, komplex und staubtrocken ist. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du ganz einfach neue MitarbeiterInnen einarbeiten kannst, ohne sie zu überfordern.
Willkommen im neuen Job!
Du hast eine vielversprechende Mitarbeiterin gefunden, der Arbeitsvertrag ist unterschrieben und wenn es nach dir geht, soll sie sofort loslegen. Doch vorher muss die neue Mitarbeiterin noch gründlich eingearbeitet werden. Schließlich soll sie alles über die Arbeitsabläufe im Unternehmen oder das Produkt wissen. Sie sollte die Unternehmenswerte kennen und wissen, wer im Team für was zuständig ist. Von einem gut geplanten und strukturierten Onboarding profitieren alle. Die neue Mitarbeiterin fühlt sich gut im Unternehmen aufgenommen und findet sich schnell zurecht. So bleibt sie motiviert und kann schnell die Aufgaben übernehmen, für die sie sich beworben hat.
Aber nicht nur du hast Erwartungen an deine neue Mitarbeiterin, sondern sie hat auch Erwartungen an dich. Daher ist es nur fair, dass du sie gründlich in alle Arbeitsabläufe, Vorgänge und Tools einarbeitest. Und zwar so, dass sie nicht gleich von den vielen neuen Informationen erschlagen wird. Bis neue MitarbeiterInnen vollständig eingearbeitet sind, vergehen oft mehrere Monate, manchmal sogar bis zu ein Jahr.
Ein gutes Onboarding
“Herzlich Willkommen Claudia, hier ist dein Schreibtisch. Du arbeitest mit Programm XY, schau es dir mal an. Ich muss jetzt auch wieder weiter. Frage einfach deine KollegInnen, wenn du nicht weiterkommst.” So sollte der erste Tag im Büro nicht aussehen. Damit machst du es dir zwar leicht aber der neuen Mitarbeiterin sehr schwer. Im Idealfall gibt es bei dir schon einen gut ausgearbeiteten Onboarding-Prozess. Beginne schon vor dem ersten Arbeitstag der Mitarbeiterin damit, den Prozess individuell auf sie zuzuschneiden. Sie soll von ihrem ersten Tag an optimal ins Team integriert werden. Am besten lernt sie ihre neuen KollegInnen nach und nach in persönlichen Gesprächen kennen. Du kannst im Onboarding-Plan bereits Termine festlegen, wann sie mit welcher Person spricht. Auch ein gemeinsames Mittagessen ist optimal, um das Team in lockerer Atmosphäre kennenzulernen. Daneben soll sich die neue Mitarbeiterin natürlich auch eigenständig in unternehmensspezifische Dinge einarbeiten. Frage dich daher, was sie über die Unternehmenskultur und das Arbeitsumfeld wissen muss. Welche Rolle hat sie in den Geschäftsprozessen und mit welchen Personen arbeitet sie zusammen?
Diese Informationen kannst du deiner neuen Mitarbeiterin in Schulungen und Einführungsseminaren verständlich näherbringen. Lege gemeinsam mit ihr Lernziele fest. So weiß sie direkt von Anfang an, was sie erwartet und kann sich ohne großen Druck in ihre neue Jobrolle einarbeiten. In regelmäßigen Gesprächen könnt ihr überprüfen, ob die Lernziele erreicht wurden oder wo noch Nachholbedarf ist. Überlege dir, in welcher Form du die Lerninhalte vermitteln möchtest. Ein gut gestaltetes Onboarding-Programm funktioniert übrigens auch sehr gut digital und die Schulungen können problemlos im Homeoffice durchgeführt werden.
Erklärvideos sind eine Bereicherung für dein Onboarding
Onboarding-Prozesse und Mitarbeiterschulungen sind mittlerweile gut online machbar. Dank der vielen E-Learning-Tools, ist es kein Problem mehr, neue MitarbeiterInnnen auch im Homeoffice einzuarbeiten. Du kannst alle relevanten Materialien an einem zentralen Ort ablegen und die MitarbeiterInnen können sie nach und nach anhand des vorher festgelegten Onboarding-Plans bearbeiten. Welche Materialien du verwendest und wie du sie aufbereitest, ist deiner Kreativität überlassen. Doch beachte: Niemand hat Lust, seitenlange, staubtrockene Dokumente zu lesen, die deine Arbeitsprozesse erklären. Am Ende des Tages können sich die MitarbeiterInnen kaum an die Inhalte erinnern. Versuche daher, deine Onboarding-Materialien so ansprechend und unterhaltsam wie möglich zu gestalten. Du könntest zum Beispiel mit “Gamification”-Elementen arbeiten. Für jeden absolvierten Onboarding-Kurs bekommt die neue Mitarbeiterin Punkte und kann evtl. sogar digitale “Abzeichen” sammeln, wenn sie mehrere Kurse am Stück absolviert hat. Am effektivsten für den Lernerfolg ist die Kombination aus Text und Video. Gerade Erklärvideos sind das optimale Medium, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten. In 2-3 Minuten kannst du komplexe Sachverhalte auf den Punkt bringen. Du vermittelst die Kernaussagen eines Themas kurz, prägnant und mit einem Augenzwinkern.
Tipps für die Gestaltung von Onboarding-Erklärvideos
Der simpleshow video maker eignet sich perfekt für die Erstellung von Schulungsvideos. Und das beste: Du brauchst dafür weder Kamerakenntnisse, noch musst du dir Gedanken um Ton und Schnitt machen. Der simpleshow video maker hilft dir durch seine innovative KI dabei, spielend leicht ein animiertes Erklärvideo zu erstellen, das nicht nur komplexe Themen einfach erklärt, sondern auch noch visuell ansprechend und charmant aufbereitet. Das ist nicht nur einfach, sondern macht auch Spaß! Wenn du Erklärvideos nutzt, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten, solltest du aber trotzdem ein paar Dinge beachten:
Nutze die Macht des Storytellings. Studien haben ergeben, dass komplizierte Themen besser im Kopf bleiben, wenn sie mit Hilfe einer kleinen Geschichte erzählt werden. Arbeite zum Beispiel mit Figuren, die sich in einer ähnlichen Situation befinden, wie der Zuschauer. Muss der Zuschauer in Zukunft mit einem bestimmten Tool arbeiten über das es noch so gut wie nichts weiß, kann sich die Figur im Video in einer ähnlichen Situation befinden. Je mehr sich die MitarbeiterInnen mit den Charakteren aus dem Erklärvideo identifizieren, desto leichter verstehen sie die Botschaft.
Achte darauf, dass deine Videos nicht zu lang werden. Die Aufmerksamkeit der Zuschauer sinkt nach etwa zwei Minuten enorm. Versuche, dein Thema in maximal zweieinhalb Minuten zu erklären. Die große Kunst ist hier, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Ist ein Fakt eher zweitrangig? Lass ihn weg. Unterteile einen Themenkomplex in mehrere kleine Lerneinheiten. So erreichen die neuen MitarbeiterInnen Schritt für Schritt das übergeordnete Lernziel, ohne überfordert zu sein.
Nutze die Macht der Bilder. Dabei kannst du ruhig auch mal etwas über die Stränge schlagen. Übertreibe und nutze Metaphern. Das prägt sich besonders gut beim Zuschauer ein und festigt die Botschaft. Beachte dabei aber auch, dass du die Videos visuell nicht überfrachtest. Bei der Erstellung von Erklärvideos gilt immer die KISS-Regel – “Keep it short and simple”. Überlege dir, wie du deinen Sachverhalt möglichst simpel erklären kannst.
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